Zasady amortyzacji firmowego samochodu różnią się w zależności od tego, jaki rodzaj leasingu wybrał przedsiębiorca – operacyjny czy finansowy. Niezależnie, z którego typu leasingu korzystasz, w naszym poradniku znajdziesz wszystko to, co musisz wiedzieć, by dokonać prawidłowej amortyzacji pojazdu.

W leasingu finansowym, to przedsiębiorca (leasingobiorca) jest odpowiedzialny za amortyzację samochodu – według wybranej stawki i metody amortyzacji. Odmiennie wygląda sytuacja w przypadku leasingu operacyjnego, gdzie to finansujący (leasingodawca) amortyzuje środki trwałe, w tym również udostępniane przez siebie pojazdy. Z drugiej strony, jeśli korzystamy z tego typu leasingu, to kończąc spłatę rat mamy prawo wykupić użytkowane auto. Ponieważ zasili ono wówczas majątek naszej firmy, będziemy musiało zostać wprowadzone do ewidencji jako środek trwały. Inaczej mówiąc, również i w tym wypadku, po zakończeniu umowy leasingu operacyjnego, czeka nas amortyzacja wykupionego samochodu.

Amortyzacja firmowego samochodu – podstawowe informacje

W prawie bilansowym i podatkowym, amortyzacja oznacza koszt związany ze stopniowym zużywaniem się – i tym samym utratą wartości w czasie – środka trwałego. Dokonywanie odpisów amortyzacyjnych jest potrzebne, gdyż pozwala na zgodne ze stanem faktycznym odwzorowanie sytuacji majątkowej danej jednostki. Jest również istotne z punktu widzenia rozliczenia kosztów podatkowych zakupu środka transportu.

Co ważne, wyróżnia się kilka różnych metod amortyzacji a to, jaką należy zastosować w danym przypadku zależy m.in. od tego, czy pojazd jest nowy, czy też używany. Na wybór odpowiedniej metody będzie miała również wpływ jego ewentualna eksploatacja w trudnych warunkach.

Jak amortyzować auto firmowe w przypadku leasingu operacyjnego?

Jak już wspomniano, jeśli korzystamy z leasingu operacyjnego, odpisów amortyzacyjnych dokonujemy dopiero po wykupie pojazdu firmowego. Aby było to w ogóle możliwe, w pierwszej kolejności musimy ustalić jego wartość początkową. W przypadku samochodu osobowego będzie nią cena wykupu auta pomniejszona o wielkość odliczonego podatku VAT. Wartość tę możemy też zwiększyć – dodając koszty związane z rejestracją samochodu oraz nieodliczoną kwotę VAT-u (jeśli nie przysługiwało prawo do odliczenia).

Jeśli ustalona przez nas wartość początkowa wynosi mniej niż 3500 zł, to do wyboru mamy dwa rozwiązania: zaksięgować wydatek związany z wykupem autem jako pozostały koszt – bezpośrednio w KPiR, albo zaliczyć samochód do środków trwałych. W tym drugim przypadku, możemy zdecydować się na odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z odpowiednią stawką, albo na odpis jednorazowy.

W sytuacji, gdy wartość auta przekracza 3500 zł, nie możemy skorzystać z opcji zaksięgowania wydatku w KPiR. Pozostają nam odpisy amortyzacyjne, do których stosuje się w takim wypadku najczęściej metodę liniową. Ponieważ stawka amortyzacji dla samochodu osobowego wynosi 20 proc., odpisów będziemy dokonywać przez okres 60 miesięcy. Wyjątek stanowi między innymi sytuacja, w której amortyzujemy pojazd używany lub tzw. pojazd ulepszony. W tych przypadkach, jeśli spełnione są określone warunki (będziemy jeszcze o nich mówić w dalszej części tekstu), możliwe jest zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacyjnej.

Jak amortyzować auto firmowe w przypadku leasingu finansowego?

W przypadku leasingu finansowego, również musimy zacząć od ustalenia wartości początkowej pojazdu firmowego. Kluczowe będzie tutaj dla nas pojęcie kwoty należnej zbywcy, które zdefiniowano w art. 22g ust. 3 ustawy o PIT. Wynika z niego, że w tym wypadku będzie nią suma rat kapitałowych, jakie musimy zapłacić firmie leasingowej w trakcie trwania umowy – najczęściej jest ona podana w jej treści. Podobnie jak w leasingu operacyjnym, tę wartość można powiększyć o kwotę podatku VAT niepodlegającą odliczeniu, czy też koszty rejestracji auta.

Jeśli znamy już wartość początkową pojazdu, możemy zastanowić się nad kwestiami związanymi z amortyzacją. Ponieważ auto wzięte w leasing finansowy traktujemy jako własny środek trwały, w pierwszej kolejności musimy je wprowadzić do ewidencji. Później pozostaje wybrać odpowiednią metodę amortyzacji.

Amortyzacja firmowego samochodu metodą liniową

O tej metodzie krótko wspomnieliśmy już omawiając amortyzację przy leasingu operacyjnym. Zgodnie z jej założeniami, samochód zużywa się równomiernie w ciągu całego okresu eksploatacji. Właśnie ze względu na swoją prostotę, powszechnie stosowana jest również przez przedsiębiorców korzystających z finansowej odmiany leasingu.

W przypadku metody liniowej, pełne zamortyzowanie firmowego samochodu następuje po 5 latach od momentu wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych. Natomiast same odpisy amortyzacyjne ewidencjonujemy raz do roku, raz na kwartał lub co miesiąc – mamy tutaj pełną swobodę w zakresie wyboru jednego z tych okresów. Odpisów dokonujemy do momentu, gdy ich suma zrówna się z oszacowaną wartością początkową pojazdu.   

Amortyzacja firmowego samochodu metodą liniową przyspieszoną

Jak sama nazwa sygnalizuje, metoda przyspieszona pozwala szybciej – w porównaniu do podstawowej metody liniowej – dokonać pełnej amortyzacji firmowego samochodu. Zasady korzystania z niej reguluje art. 22i ustawy o PIT. Z przepisów zawartych w tym artykule wynika, że taką metodę można stosować w kontekście środków transportu, które wymagają szczególnej sprawności technicznej, albo są eksploatowane bardziej intensywnie w odniesieniu do warunków przeciętnych – niestety ustawa nie objaśnia dokładniej znaczenia tych terminów.

Najwyższy współczynnik jaki możemy zastosować korzystając z przyspieszonej metody liniowej wynosi 1,4 wartości bazowej, czyli 28 proc. Oznacza to, że czas trwania amortyzacji firmowego samochodu może wynieść maksymalnie 43 miesiące. Naturalnie, jeśli tylko chcemy, możemy zastosować niższy współczynnik podwyższający stawkę, np. 1,2 czy 1,3.

Co ważne, jeśli ustaną okoliczności, które uprawniają nas do zastosowania podwyższonych stawek, musimy „przejść” na bazową, 20-procentową stawkę amortyzacji. Stosujemy ją od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiły warunki wymuszające jej zmianę.

Amortyzacja firmowego samochodu metodą liniową indywidualną

Jak już wspomniano, zastosowanie metody indywidualnej jest możliwe w przypadku amortyzacji samochodów używanych bądź ulepszanych. W tym wypadku, najwyższa stawka jaką możemy zastosować wynosi aż 40 proc., co oznacza, że pełnego zamortyzowania pojazdu dokonamy już po upływie 2,5 roku. Pytanie jednak, jakie wymogi musi spełnić auto używane lub ulepszone, aby możliwe było skorzystanie z takiej metody?

Używany samochód możemy zamortyzować metodą indywidualną pod warunkiem, że przed naszym zakupem był wykorzystywany przez okres co najmniej 6 miesięcy. Jak łatwo się domyślić, w razie potrzeby, to my musimy udowodnić, że kryterium to zostało faktycznie spełnione. Na szczęście, najczęściej wystarczające jest tutaj przedstawienie dowodu rejestracyjnego oraz dokumentu zakupu samochodu.

Zgodnie z przepisami, pojazd ulepszony to taki, na który ponieśliśmy wydatki  w wysokości minimum 20 proc. jego wartości początkowej. Wydatki te muszą się wiązać się z rekonstrukcją , modernizacją, rozbudową lub przebudową pojazdu i dotyczyć okresu poprzedzającego wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Przedsiębiorcy korzystający z droższych samochodów osobowych muszą pamiętać, że istnieje ograniczenie w zakresie ujmowania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. Ograniczenie to pojawia się w kontekście aut o wartości początkowej przekraczającej równowartość 20 tys. euro. Polega na tym, że w ich przypadku należy każdorazowo wyłączyć z kosztów tę cześć odpisu amortyzacyjnego, która przypada na przekraczającą wspomniany limit wartość początkową pojazdu.

 
Radosław Michaś – Specjalista ds. Kredytów, Leasingów i Funduszy Europejskich – Bankowość Firmowa.PL