Wielu spośród przedsiębiorców korzystających z samochodu firmowego w leasingu nie wie, jakie obowiązują w jego przypadku zasady rozliczania podatku VAT. Dlatego za cel poniższego artykułu postawiliśmy sobie wyjaśnienie, kiedy i w jakiej wysokości można odliczyć taki podatek, a także jak wygląda jego prawidłowe rozliczenie.

Z obecnie obowiązujących przepisów wynika, że podatnicy mają prawo do pomniejszania należnego podatku o kwotę podatku naliczonego od zakupionych pojazdów, jeśli są one wykorzystywane do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą opodatkowaną. Pod pewnymi warunkami, czynni podatnicy VAT mogą też dokonać odliczenia takiego podatku w przypadku korzystania z samochodu firmowego w leasingu.

Rozliczanie podatku VAT w leasingu operacyjnym i finansowym – podstawowe informacje

Pojęcie leasingu finansowego i leasingu operacyjnego rozróżnia się zarówno w ustawie o podatku dochodowym, jak i ustawie o VAT. W świetle ich zapisów, finansowa odmiana leasingu – ze względu na przewidziane przeniesienie prawa własności leasingowanego przedmiotu – jest traktowana jako dostawa towarów. Leasing operacyjny jest zaś uznawany za odpłatne świadczenie usług, ponieważ na podstawie jego umowy nabywamy jedynie prawo do użytkowania danego środka trwałego, płacąc za to comiesięczny czynsz.

W kontekście rozliczania podatku VAT nie jest jednak istotne, z którym rodzajem leasingu mamy do czynienia. W praktyce, dla prawa do odliczenia naliczonego podatku znaczenie ma przede wszystkim fakt, że leasingowany samochód służy do wykonywania czynności opodatkowanych. Co ważne jednak, by móc z niego w ogóle skorzystać musimy dysponować fakturą.

Samochód firmowy w leasingu – kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku VAT?

Leasing finansowy i operacyjny różnią się za to momentem, w którym zyskujemy prawo do odliczenia podatku VAT. Generalnie powstaje ono w rozliczeniu za okres, w którym u leasingodawcy zaistniał obowiązek podatkowy. Co istotne, w zależności od rodzaju leasingu, obowiązek ten powstaje w innym momencie. W przypadku leasingu operacyjnego powstaje on z chwilą wystawienia faktury. W leasingu finansowym jest inaczej i obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru, a w sytuacji, gdy leasingodawca wcześniej uzyskuje część lub całość zapłaty – z chwilą jej uzyskania.

Jak rozliczyć VAT na auto firmowe? Dwa sposoby odliczenia VAT-u

To, z jakiej wielkości odliczenia możemy skorzystać zależy przede wszystkim od tego, czy samochód firmowy w leasingu służy nam wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością, czy też do celów mieszanych – a więc zarówno służbowych, jak i prywatnych. Znaczenie ma również to, czy mamy do czynienia z samochodem osobowym, czy z pojazdem samochodowym o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony (np. samochód ciężarowy). Oczywiście w sytuacji, gdy pojazd wykorzystujemy do celów związanych z działalnością gospodarczą zwolnioną z VAT, prawo do odliczenia nie przysługuje nam w ogóle.

Kiedy przysługuje prawo do pełnego odliczenia podatku VAT?

Jeśli leasingowany samochód osobowy służy nam wyłącznie do celów służbowych, przysługuje nam prawo do pełnego odliczenia podatku VAT od rat leasingowych i innych opłat związanych z leasingiem. Prawo to przysługuje nam również w kontekście pozostałych wydatków ponoszonych w związku z eksploatacją pojazdu, w tym również zakupu paliwa. Jeśli używamy pojazdu o masie całkowitej powyżej 3,5 tony, to z możliwości pełnego odliczenia możemy skorzystać zawsze, ponieważ w tym wypadku decyduje o nim wyłącznie ciężar pojazdu.

Możemy wyróżnić dwa przypadki, w których pojazd samochodowy jest uznawany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, w której sama konstrukcja pojazdu albo uniemożliwia jego użytkowanie w celach prywatnych, albo sprawia, że ewentualne wykorzystanie go do tych celów jest nieistotne. Wykaz takich pojazdów można znaleźć w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy o VAT, a także w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Ten drugi przypadek odnosi się do sytuacji, w której jesteśmy w stanie udowodnić, że nie używamy pojazdu firmowego do celów prywatnych, mimo że pozwala na to jego konstrukcja.

Jak udowodnić, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej?

Warunkiem odliczenia pełnego podatku VAT jest odpowiednie udowodnienie i udokumentowanie, że samochód firmowy wykorzystujemy wyłącznie w ramach działalności. W tym celu musimy:

  • ustalić zasady używania takiego pojazdu w firmie (w ramach np. specjalnie sporządzonego w tym celu regulaminu użytkowania samochodu),
  • zgłosić do urzędu skarbowego pojazd jako firmowy, korzystając z druku VAT-26 (w terminie 7 dni od dnia, w którym ponieśliśmy pierwszy związany z nim wydatek),
  • prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu takiego pojazdu dla celów VAT.

Jeśli chodzi o tę ostatnią kwestię, to informacje zamieszczone w ewidencji muszą jednoznacznie dowodzić, że w ramach użytkowania samochodu firmowego w leasingu nie doszło do przypadków jego użycia do celów prywatnych. Z drugiej jednak strony, nie istnieją żadne przepisy, które narzucałyby konieczność prowadzenia szczególnego rodzaju ewidencji dla pojazdów wziętych w leasing. Oznacza to, że jesteśmy zobowiązani podawać tutaj te same informacje, które powinny być zawarte w każdej innej ewidencji przebiegu samochodu firmowego (wskazuje je art. 86a ust 7 ustawy o VAT).

Kiedy można skorzystać z prawa do odliczenia 50 proc. kwoty podatku VAT?

W sytuacji, gdy leasingowany samochód osobowy wykorzystujemy do celów firmowych oraz prywatnych, od rat leasingowych oraz pozostałych opłat wynikających z umowy, mamy prawo odliczyć jednie 50 proc. kwoty podatku VAT. Co ważne, dzięki nowelizacji przepisów, która zniosła górny limit kwoty, taką wielkość podatku możemy odliczyć z każdej faktury otrzymanej od firmy leasingowej. Wspomniane ograniczenie dotyczy również wydatków eksploatacyjnych, w tym zakupu paliwa.

Co jeszcze warto wiedzieć o rozliczeniu VAT samochodu firmowego?

W przypadku leasingu operacyjnego zwykle wykupujemy auto na własność. Warto wiedzieć, że w sytuacji, gdy zamierzamy z niego później korzystać w ramach przedsiębiorstwa, możemy odliczyć podatek VAT również z faktury dokumentującej jego wykup. W takim wypadku także występują dwa możliwe sposoby odliczenia: z pełnego korzystamy wówczas, gdy auto będzie wykorzystywane wyłącznie w celach firmowych, natomiast z odliczenia równego 50 proc. kwoty podatku – jeśli będzie również służyło do celów prywatnych.

 
Radosław Michaś – Specjalista ds. Kredytów, Leasingów i Funduszy Europejskich – Bankowość Firmowa.PL