Zasady ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów w KPiR

Jeśli zastanawiasz się na uruchomieniem działalności gospodarczej i rozważasz rozliczanie się z urzędem skarbowym na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów, ale nie wiesz jakie są zasady ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów w KPiR, to postaram się wytłumaczyć Ci to jak najprościej się da.

Możesz wybrać jedną z dwóch metod rozliczania tych kosztów: memoriałową lub kasową (uproszczoną), a po wyborze musisz się trzymać jednej z nich przez cały rok podatkowy. Zmiany możesz dokonać dopiero od kolejnego roku.

Metoda memoriałowa

Przy metodzie memoriałowej koszty dzieli się na pośrednie i te bezpośrednio związane z przychodami. Koszty pośrednie (np. reklama, czynsz, media) nie są przypisane do konkretnego przychodu – odnoszą się do całej działalności przedsiębiorstwa. Nie możesz bowiem precyzyjnie określić jaka ich część przyczyniła się do wygenerowania określonego przychodu. Na przykład nie jesteś w stanie określić jaki był koszt energii elektrycznej, która została wykorzystana do wyprodukowania przez Twój zakład stolarski konkretnej szafki. Koszty pośrednie rozlicza się w dniu wystawienia faktury, a jeśli koszt dotyczy przełomu roku, dzieli się go proporcjonalnie na lata podatkowe.

Koszty bezpośrednie z kolei można przypisać do uzyskanego konkretnego przychodu, czyli mają z nim bezpośredni związek. Na przykład zakup płyt z których wyprodukujesz meble. koszty takie wykazuje się w KPiR w roku w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, ale tylko do dnia złożenia zeznania podatkowego. 

Metoda kasowa (uproszczona)

Przy metodzie kasowej koszty są księgowane w momencie, gdy faktycznie wydasz pieniądze. Dodatkowo, nie musisz dzielić kosztów na pośrednie i bezpośrednie. Zgodnie z przepisami, większość kosztów można rozliczać w dacie wystawienia faktury, co zdecydowanie ułatwia sprawę.

Jednak nie wszystkie koszty można tak rozliczać. Wyjątek dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i inne fundusze, które stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone w terminie. Płatność składek następuje zazwyczaj w kolejnym miesiącu. Z kolei koszty związane z zakupem towarów lub materiałów księguje się w momencie ich otrzymania, przed ich sprzedażą lub w momencie przekazania do magazynu.

Przykład:

Przedsiębiorca, który korzysta z metody kasowej otrzymał w grudniu  prognozowaną fakturę za prąd na najbliższe 3 miesiące musi cały koszt wprowadzić do KPiR w grudniu. Z kolei gdyby rozliczał się metodą memoriałową, to 1/3 kwoty faktury wprowadziłby do KPiR w grudniu, a w styczniu pozostałe 2/3 z racji tego, że opłata za prąd dotyczy 3 miesięcy, z czego 1 to grudzień danego roku, a dwa pozostałe, to styczeń i luty roku następnego.